Innan ni begär offerter
Börja med en intern genomgång av nuvarande avtal. Vad fungerar, vad fungerar inte och vilka avvikelser har styrelsen tagit emot senaste året? En kort enkät till de boende ger ofta tydligare bild än styrelsens egen uppfattning.
- Kartlägg antal trapphus, hissar och gemensamma utrymmen
- Mät kvadratmeter och dokumentera material — sten, klinker, parkett
- Lista frekvenser ni vill ha — daglig, två gånger i veckan eller veckostäd
- Notera tilläggsmoment som fönsterputs, källare, tvättstuga och soprum
- Sätt ungefärlig budget per månad och år
Krav i offertförfrågan
Skicka samma frågeunderlag till tre till fem leverantörer. Anlita gärna bostadsrättsföreningar för en referensoffert så ni har jämförelsenivå.
- F-skatt och giltigt registreringsbevis
- Ansvarsförsäkring för minst 10 mkr
- Kollektivavtal med Almega eller motsvarande
- Dokumenterade rutiner för städning och kvalitetskontroll
- Lokal närvaro i Göteborg med inställelsetid under 24 timmar
- Hållbarhet — lämpliga rengöringsprodukter och källsortering
- Referenser från minst tre liknande BRF
Avtalsklausuler ni inte ska missa
- Tydlig leveransbeskrivning per utrymme och frekvens
- Kvalitetsmodell med åtgärdstid vid avvikelser
- Indexreglering kopplad till SCB istället för fri prishöjning
- Uppsägningstid på max tre månader
- Tystnadsplikt och GDPR-villkor för personal med tillträde
- Substitutskydd — leverantören får inte byta team utan information
Uppföljning under avtalstiden
Sätt en återkommande kvartalsavstämning mellan styrelsens kontaktperson och leverantörens arbetsledare. Granska månadsrapporter, eventuella avvikelser och åtgärdstid. Be om foto-dokumentation från större insatser.
En seriös leverantör välkomnar kontroll. Det skapar långsiktiga avtal där båda parter trivs.