Upphandling – Butik & handel
Vårt underlag för anbud till butikskedjor och enskilda butiker där städning ska följa öppettider och varumärkesstandard utan att störa kundupplevelsen.
Vår dokumentation
Det dokumentpaket vi länkar till eller bifogar när vi lämnar in anbud.
- Kvalitetsplan enligt INSTA 800 (städkvalitetsnivå anpassad per yta)
- Miljöplan – miljövänliga städprodukter, doseringsstationer, mikrofiberprogram, transportoptimering
- Arbetsmiljöplan med riskbedömning enligt AFS 2001:1 (systematiskt arbetsmiljöarbete)
- BAS-U/BAS-P-redovisning där tillämpligt enligt AFS 2023:3
- Säkerhetsdatablad (SDB) för samtliga kemikalier, uppdaterade enligt CLP/REACH
- Försäkringsbevis – ansvars-, egendoms- och förmögenhetsbrottsförsäkring
- Registreringsbevis, F-skattebevis, momsregistrering och senaste årsredovisning
- Kollektivavtal Almega Serviceföretagen / Fastighetsanställdas Förbund
- GDPR – personuppgiftsbiträdesavtal (PUB) med tekniska och organisatoriska åtgärder
- Referenslista med kontaktbara referenser inom motsvarande verksamhet
- ID06-kompetensdatabas och giltiga ID06-kort på all personal i tillämpliga miljöer
- Underleverantörsförteckning och kedjeansvar (UE 2021 / UE 2015 vid behov)
Från uppstart till avveckling
Tydliga steg och ansvar genom hela avtalsperioden.
Uppstart (0–30 dagar)
Strukturerad mobilisering med tydlig övertagandeplan, så att städningen är i drift från dag ett utan kvalitetstapp.
- Platsbesök och uppmätning av städobjekt per yta och städklass
- Övertagande av personal vid verksamhetsövergång enligt 6 b § LAS där tillämpligt
- Upprättande av städinstruktion per rum, frekvens och redskap
- Inrapportering av nyckelhantering, larmrutin och inpasseringsregler
- Utbildning av team i objektets rutiner, kemikalier och avvikelsehantering
- Kvalitetsbaslinje fastställs gemensamt med beställaren
Löpande drift
Tydliga roller och dokumenterad uppföljning. Samma team varje gång och spårbar logg per pass.
- Digital närvarorapportering och utförd städning per pass
- Egenkontroll efter varje pass av städledare på objektet
- Månadsuppföljning med beställaren – KPI, avvikelser och åtgärdsplan
- Kvartalsvis INSTA 800-revision på utvalda ytor
- Drift- och störningslogg som lämnas vid kontraktets slut
Avvikelse och eskalering
Avvikelser registreras i samma system som beställaren har insyn i. Tydliga svarstider per allvarsgrad.
- Klass 1 – akut (säkerhet, hygien): åtgärdas inom 4 timmar
- Klass 2 – väsentlig (kvalitetsbrist på huvudyta): åtgärdas inom 24 timmar
- Klass 3 – mindre (komplettering): åtgärdas till nästa pass
- Root cause-analys vid upprepad avvikelse och förebyggande åtgärd
- Rapporteras månadsvis i avtalad form
Avveckling och leverantörsbyte
Strukturerad avveckling som skyddar verksamheten även om kontraktet avslutas.
- Överlämning av städinstruktioner, frekvensplan och avvikelselogg
- Inventering av lämnad utrustning och förbrukningsmaterial
- Stöd vid personalövergång enligt 6 b § LAS där tillämpligt
- Returnering av nycklar, larmkoder och passerkort i protokoll
Återkommande rutiner i drift
Dokumenterade arbetsmoment vi följer per pass, anpassade till miljön.
Före öppning
Glas, golv och kassaområde lämnas i visningsskick innan första kund.
Under dag
Punktinsatser vid behov – toaletter, provrum, entré och spill enligt larmrutin.
Efter stängning
Fullständig städning, påfyllnad av förbrukningsmaterial och avstämning mot dagens händelser.
Våra checklistor
Checklistor vi använder internt och bifogar vid behov i anbud.
Inför anbud – information vi behöver
- Ytor (kvm) per rumstyp och frekvens
- Öppettider och tider städning får ske
- Antal arbetsplatser, besökare per dag
- Säkerhetskrav, behörighet, ID06, säkerhetsprövning
- Nuvarande städavtal och övertagandepersonal
- Behov av tillkommande tjänster (fönster, golvvård, sanering)
- Krav på kvalitetsuppföljning (INSTA 800 nivå per yta)
Egenkontroll efter pass
- Toaletter – torrt, doftneutralt, påfyllt
- Entré och reception – fri från smuts och avtryck
- Mötesrum – tomma bord, framsatta stolar, släckta skärmar
- Pentry – rena bänkar, tomma diskhoar, tömd sopstation
- Golv – inga synliga fläckar i huvudstråk
- Avvikelser fotograferade och inrapporterade
Vad vi följer
Aktuella regler och standarder som ligger till grund för vårt arbete.
- LOU (2016:1145) – Lagen om offentlig upphandling
- INSTA 800 – Nordisk standard för städkvalitet (objektiv visuell bedömning)
- ISO 9001 – Ledningssystem för kvalitet (motsvarande dokumenterat arbetssätt)
- ISO 14001 – Miljöledning (motsvarande dokumenterat arbetssätt)
- AFS 2001:1 – Systematiskt arbetsmiljöarbete
- AFS 2023:3 – Bygg- och anläggningsarbete (BAS-U/BAS-P, ersatte AFS 1999:3)
- AFS 2018:1 – Hygieniska gränsvärden vid kemiska hälsorisker
- Dataskyddsförordningen GDPR (EU 2016/679) och kompletterande dataskyddslag (2018:218)