Upphandling – Kontor & tjänsteföretag
Vårt underlag för anbud i upphandlingar av kontorsstädning: dokumentation, processer, rutiner och checklistor som vi bifogar i ansökan.
Vår dokumentation
Det dokumentpaket vi länkar till eller bifogar när vi lämnar in anbud.
- Kvalitetsplan enligt INSTA 800 (städkvalitetsnivå anpassad per yta)
- Miljöplan – miljövänliga städprodukter, doseringsstationer, mikrofiberprogram, transportoptimering
- Arbetsmiljöplan med riskbedömning enligt AFS 2001:1 (systematiskt arbetsmiljöarbete)
- BAS-U/BAS-P-redovisning där tillämpligt enligt AFS 2023:3
- Säkerhetsdatablad (SDB) för samtliga kemikalier, uppdaterade enligt CLP/REACH
- Försäkringsbevis – ansvars-, egendoms- och förmögenhetsbrottsförsäkring
- Registreringsbevis, F-skattebevis, momsregistrering och senaste årsredovisning
- Kollektivavtal Almega Serviceföretagen / Fastighetsanställdas Förbund
- GDPR – personuppgiftsbiträdesavtal (PUB) med tekniska och organisatoriska åtgärder
- Referenslista med kontaktbara referenser inom motsvarande verksamhet
- ID06-kompetensdatabas och giltiga ID06-kort på all personal i tillämpliga miljöer
- Underleverantörsförteckning och kedjeansvar (UE 2021 / UE 2015 vid behov)
Från uppstart till avveckling
Tydliga steg och ansvar genom hela avtalsperioden.
Uppstart (0–30 dagar)
Strukturerad mobilisering med tydlig övertagandeplan, så att städningen är i drift från dag ett utan kvalitetstapp.
- Platsbesök och uppmätning av städobjekt per yta och städklass
- Övertagande av personal vid verksamhetsövergång enligt 6 b § LAS där tillämpligt
- Upprättande av städinstruktion per rum, frekvens och redskap
- Inrapportering av nyckelhantering, larmrutin och inpasseringsregler
- Utbildning av team i objektets rutiner, kemikalier och avvikelsehantering
- Kvalitetsbaslinje fastställs gemensamt med beställaren
Löpande drift
Tydliga roller och dokumenterad uppföljning. Samma team varje gång och spårbar logg per pass.
- Digital närvarorapportering och utförd städning per pass
- Egenkontroll efter varje pass av städledare på objektet
- Månadsuppföljning med beställaren – KPI, avvikelser och åtgärdsplan
- Kvartalsvis INSTA 800-revision på utvalda ytor
- Drift- och störningslogg som lämnas vid kontraktets slut
Avvikelse och eskalering
Avvikelser registreras i samma system som beställaren har insyn i. Tydliga svarstider per allvarsgrad.
- Klass 1 – akut (säkerhet, hygien): åtgärdas inom 4 timmar
- Klass 2 – väsentlig (kvalitetsbrist på huvudyta): åtgärdas inom 24 timmar
- Klass 3 – mindre (komplettering): åtgärdas till nästa pass
- Root cause-analys vid upprepad avvikelse och förebyggande åtgärd
- Rapporteras månadsvis i avtalad form
Avveckling och leverantörsbyte
Strukturerad avveckling som skyddar verksamheten även om kontraktet avslutas.
- Överlämning av städinstruktioner, frekvensplan och avvikelselogg
- Inventering av lämnad utrustning och förbrukningsmaterial
- Stöd vid personalövergång enligt 6 b § LAS där tillämpligt
- Returnering av nycklar, larmkoder och passerkort i protokoll
Återkommande rutiner i drift
Dokumenterade arbetsmoment vi följer per pass, anpassade till miljön.
Daglig städning
Toaletter, pentry, entré och högfrekventa kontaktytor som dörrhandtag, ljusströmmar och hisspaneler. Tömning av sopstationer enligt källsortering.
Vecko- och månadsmoment
Dammtorkning av lediga ytor, fläckborttagning på mattor, fönsterkarmar, ventilationsdon och högt sittande ytor enligt frekvensplan.
Periodiska moment
Golvvård (skurning, polering), grundrengöring av sanitet, fönsterputs in- och utvändigt samt textiltvätt av mattor.
Våra checklistor
Checklistor vi använder internt och bifogar vid behov i anbud.
Inför anbud – information vi behöver
- Ytor (kvm) per rumstyp och frekvens
- Öppettider och tider städning får ske
- Antal arbetsplatser, besökare per dag
- Säkerhetskrav, behörighet, ID06, säkerhetsprövning
- Nuvarande städavtal och övertagandepersonal
- Behov av tillkommande tjänster (fönster, golvvård, sanering)
- Krav på kvalitetsuppföljning (INSTA 800 nivå per yta)
Egenkontroll efter pass
- Toaletter – torrt, doftneutralt, påfyllt
- Entré och reception – fri från smuts och avtryck
- Mötesrum – tomma bord, framsatta stolar, släckta skärmar
- Pentry – rena bänkar, tomma diskhoar, tömd sopstation
- Golv – inga synliga fläckar i huvudstråk
- Avvikelser fotograferade och inrapporterade
Vad vi följer
Aktuella regler och standarder som ligger till grund för vårt arbete.
- LOU (2016:1145) – Lagen om offentlig upphandling
- INSTA 800 – Nordisk standard för städkvalitet (objektiv visuell bedömning)
- ISO 9001 – Ledningssystem för kvalitet (motsvarande dokumenterat arbetssätt)
- ISO 14001 – Miljöledning (motsvarande dokumenterat arbetssätt)
- AFS 2001:1 – Systematiskt arbetsmiljöarbete
- AFS 2023:3 – Bygg- och anläggningsarbete (BAS-U/BAS-P, ersatte AFS 1999:3)
- AFS 2018:1 – Hygieniska gränsvärden vid kemiska hälsorisker
- Dataskyddsförordningen GDPR (EU 2016/679) och kompletterande dataskyddslag (2018:218)