Upphandling – Industri & produktion

Vårt underlag för anbud i produktionsmiljöer där säkerhet, ATEX, renrum och kemikaliehantering är centralt. Det vi bifogar i LOU-anpassade ansökningar.

Ladda ner PDF Till Industristädning Alla inriktningar

1. DOKUMENTATION

Vår dokumentation

Det dokumentpaket vi länkar till eller bifogar när vi lämnar in anbud.

Kvalitetsplan enligt INSTA 800 (städkvalitetsnivå anpassad per yta)
Miljöplan – miljövänliga städprodukter, doseringsstationer, mikrofiberprogram, transportoptimering
Arbetsmiljöplan med riskbedömning enligt AFS 2001:1 (systematiskt arbetsmiljöarbete)
BAS-U/BAS-P-redovisning där tillämpligt enligt AFS 2023:3
Säkerhetsdatablad (SDB) för samtliga kemikalier, uppdaterade enligt CLP/REACH
Försäkringsbevis – ansvars-, egendoms- och förmögenhetsbrottsförsäkring
Registreringsbevis, F-skattebevis, momsregistrering och senaste årsredovisning
Kollektivavtal Almega Serviceföretagen / Fastighetsanställdas Förbund
GDPR – personuppgiftsbiträdesavtal (PUB) med tekniska och organisatoriska åtgärder
Referenslista med kontaktbara referenser inom motsvarande verksamhet
ID06-kompetensdatabas och giltiga ID06-kort på all personal i tillämpliga miljöer
Underleverantörsförteckning och kedjeansvar (UE 2021 / UE 2015 vid behov)
ATEX-utbildning för personal i klassade zoner (Direktiv 2014/34/EU och 1999/92/EG)
Renrumsutbildning enligt ISO 14644-1 (Klass 5–8)
Heta arbeten-certifikat där tillämpligt
Liftkort, fallskyddsutbildning och säker höjdarbetsrutin (AFS 2000:6)
Kemikalieförteckning med riskbedömning per produkt

2. PROCESSER

Från uppstart till avveckling

Tydliga steg och ansvar genom hela avtalsperioden.

Uppstart (0–30 dagar)

Strukturerad mobilisering med tydlig övertagandeplan, så att städningen är i drift från dag ett utan kvalitetstapp.

Platsbesök och uppmätning av städobjekt per yta och städklass
Övertagande av personal vid verksamhetsövergång enligt 6 b § LAS där tillämpligt
Upprättande av städinstruktion per rum, frekvens och redskap
Inrapportering av nyckelhantering, larmrutin och inpasseringsregler
Utbildning av team i objektets rutiner, kemikalier och avvikelsehantering
Kvalitetsbaslinje fastställs gemensamt med beställaren

Löpande drift

Tydliga roller och dokumenterad uppföljning. Samma team varje gång och spårbar logg per pass.

Digital närvarorapportering och utförd städning per pass
Egenkontroll efter varje pass av städledare på objektet
Månadsuppföljning med beställaren – KPI, avvikelser och åtgärdsplan
Kvartalsvis INSTA 800-revision på utvalda ytor
Drift- och störningslogg som lämnas vid kontraktets slut

Avvikelse och eskalering

Avvikelser registreras i samma system som beställaren har insyn i. Tydliga svarstider per allvarsgrad.

Klass 1 – akut (säkerhet, hygien): åtgärdas inom 4 timmar
Klass 2 – väsentlig (kvalitetsbrist på huvudyta): åtgärdas inom 24 timmar
Klass 3 – mindre (komplettering): åtgärdas till nästa pass
Root cause-analys vid upprepad avvikelse och förebyggande åtgärd
Rapporteras månadsvis i avtalad form

Avveckling och leverantörsbyte

Strukturerad avveckling som skyddar verksamheten även om kontraktet avslutas.

Överlämning av städinstruktioner, frekvensplan och avvikelselogg
Inventering av lämnad utrustning och förbrukningsmaterial
Stöd vid personalövergång enligt 6 b § LAS där tillämpligt
Returnering av nycklar, larmkoder och passerkort i protokoll

3. RUTINER

Återkommande rutiner i drift

Dokumenterade arbetsmoment vi följer per pass, anpassade till miljön.

Produktionsstädning

Maskinrengöring, transportörer, gjutformar och produktionsutrustning enligt OEM-anvisning och kundens valideringskrav.

Klassade miljöer

Renrum (ISO 14644-1) och ATEX-zoner med produkter, klädsel och utrustning godkända för miljön. Loggning av varje pass.

Sanering och beredskap

Spill och oljesanering, brand- och vattenskada, mögelsanering samt 24/7 jourberedskap.

4. CHECKLISTOR

Våra checklistor

Checklistor vi använder internt och bifogar vid behov i anbud.

Inför anbud – information vi behöver

Ytor (kvm) per rumstyp och frekvens
Öppettider och tider städning får ske
Antal arbetsplatser, besökare per dag
Säkerhetskrav, behörighet, ID06, säkerhetsprövning
Nuvarande städavtal och övertagandepersonal
Behov av tillkommande tjänster (fönster, golvvård, sanering)
Krav på kvalitetsuppföljning (INSTA 800 nivå per yta)

Egenkontroll efter pass

Toaletter – torrt, doftneutralt, påfyllt
Entré och reception – fri från smuts och avtryck
Mötesrum – tomma bord, framsatta stolar, släckta skärmar
Pentry – rena bänkar, tomma diskhoar, tömd sopstation
Golv – inga synliga fläckar i huvudstråk
Avvikelser fotograferade och inrapporterade

Riskbedömning per produktionsobjekt

Klassning (ATEX zon 0/1/2/20/21/22) – ja/nej
Höjd över 2 m – fallskydd och utrustning
Heta arbeten – behörig personal och brandvakt
Kemikaliers förenlighet med produktion
Behov av lockout/tagout och säkrad maskin
Skyddsutrustning – andning, hörsel, ögon, hand

5. LAG OCH STANDARD

Vad vi följer

Aktuella regler och standarder som ligger till grund för vårt arbete.

LOU (2016:1145) – Lagen om offentlig upphandling
INSTA 800 – Nordisk standard för städkvalitet (objektiv visuell bedömning)
ISO 9001 – Ledningssystem för kvalitet (motsvarande dokumenterat arbetssätt)
ISO 14001 – Miljöledning (motsvarande dokumenterat arbetssätt)
AFS 2001:1 – Systematiskt arbetsmiljöarbete
AFS 2023:3 – Bygg- och anläggningsarbete (BAS-U/BAS-P, ersatte AFS 1999:3)
AFS 2018:1 – Hygieniska gränsvärden vid kemiska hälsorisker
Dataskyddsförordningen GDPR (EU 2016/679) och kompletterande dataskyddslag (2018:218)
ATEX Direktiv 2014/34/EU och Användardirektiv 1999/92/EG
ISO 14644-1 – Renrum och kontrollerade miljöer
AFS 2000:6 – Mast- och stolparbete (höjdarbete)
AFS 2014:43 – Kemiska arbetsmiljörisker