Upphandling – Offentlig sektor (kommun, region, stat)

LOU-anpassat underlag med kvalificerings-, hållbarhets- och sociala krav samt uppföljningsmodell. Anbud via TendSign, Visma Opic, Mercell och e-Avrop.

Ladda ner PDF Till Företagsstädning Alla inriktningar

1. DOKUMENTATION

Vår dokumentation

Det dokumentpaket vi länkar till eller bifogar när vi lämnar in anbud.

Kvalitetsplan enligt INSTA 800 (städkvalitetsnivå anpassad per yta)
Miljöplan – miljövänliga städprodukter, doseringsstationer, mikrofiberprogram, transportoptimering
Arbetsmiljöplan med riskbedömning enligt AFS 2001:1 (systematiskt arbetsmiljöarbete)
BAS-U/BAS-P-redovisning där tillämpligt enligt AFS 2023:3
Säkerhetsdatablad (SDB) för samtliga kemikalier, uppdaterade enligt CLP/REACH
Försäkringsbevis – ansvars-, egendoms- och förmögenhetsbrottsförsäkring
Registreringsbevis, F-skattebevis, momsregistrering och senaste årsredovisning
Kollektivavtal Almega Serviceföretagen / Fastighetsanställdas Förbund
GDPR – personuppgiftsbiträdesavtal (PUB) med tekniska och organisatoriska åtgärder
Referenslista med kontaktbara referenser inom motsvarande verksamhet
ID06-kompetensdatabas och giltiga ID06-kort på all personal i tillämpliga miljöer
Underleverantörsförteckning och kedjeansvar (UE 2021 / UE 2015 vid behov)
Sanningsförsäkran enligt 15 kap. LOU – utan grund för uteslutning
ESPD-formulär eller motsvarande egen försäkran
Hållbarhetskrav – Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier för städtjänster (bas-/avancerad nivå)
Sociala krav – kollektivavtal eller motsvarande villkor om lön, arbetstid och försäkring
Antidiskrimineringsklausul och uppförandekod
Beredskap för revision av leverantörens dokumentation under avtalstiden

2. PROCESSER

Från uppstart till avveckling

Tydliga steg och ansvar genom hela avtalsperioden.

Uppstart (0–30 dagar)

Strukturerad mobilisering med tydlig övertagandeplan, så att städningen är i drift från dag ett utan kvalitetstapp.

Platsbesök och uppmätning av städobjekt per yta och städklass
Övertagande av personal vid verksamhetsövergång enligt 6 b § LAS där tillämpligt
Upprättande av städinstruktion per rum, frekvens och redskap
Inrapportering av nyckelhantering, larmrutin och inpasseringsregler
Utbildning av team i objektets rutiner, kemikalier och avvikelsehantering
Kvalitetsbaslinje fastställs gemensamt med beställaren

Löpande drift

Tydliga roller och dokumenterad uppföljning. Samma team varje gång och spårbar logg per pass.

Digital närvarorapportering och utförd städning per pass
Egenkontroll efter varje pass av städledare på objektet
Månadsuppföljning med beställaren – KPI, avvikelser och åtgärdsplan
Kvartalsvis INSTA 800-revision på utvalda ytor
Drift- och störningslogg som lämnas vid kontraktets slut

Avvikelse och eskalering

Avvikelser registreras i samma system som beställaren har insyn i. Tydliga svarstider per allvarsgrad.

Klass 1 – akut (säkerhet, hygien): åtgärdas inom 4 timmar
Klass 2 – väsentlig (kvalitetsbrist på huvudyta): åtgärdas inom 24 timmar
Klass 3 – mindre (komplettering): åtgärdas till nästa pass
Root cause-analys vid upprepad avvikelse och förebyggande åtgärd
Rapporteras månadsvis i avtalad form

Avveckling och leverantörsbyte

Strukturerad avveckling som skyddar verksamheten även om kontraktet avslutas.

Överlämning av städinstruktioner, frekvensplan och avvikelselogg
Inventering av lämnad utrustning och förbrukningsmaterial
Stöd vid personalövergång enligt 6 b § LAS där tillämpligt
Returnering av nycklar, larmkoder och passerkort i protokoll

3. RUTINER

Återkommande rutiner i drift

Dokumenterade arbetsmoment vi följer per pass, anpassade till miljön.

Avtalsuppföljning

Möten enligt avtalad kadens, KPI-rapportering, dokumenterade åtgärdsplaner vid avvikelse.

Avropsrutin

Tilläggsavrop hanteras inom avtalad svarstid med tydlig prislista och bekräftelse.

Statistik och redovisning

Volym, miljöprestanda, sociala nyckeltal och fakturaunderlag levereras kvartalsvis.

4. CHECKLISTOR

Våra checklistor

Checklistor vi använder internt och bifogar vid behov i anbud.

Inför anbud – information vi behöver

Ytor (kvm) per rumstyp och frekvens
Öppettider och tider städning får ske
Antal arbetsplatser, besökare per dag
Säkerhetskrav, behörighet, ID06, säkerhetsprövning
Nuvarande städavtal och övertagandepersonal
Behov av tillkommande tjänster (fönster, golvvård, sanering)
Krav på kvalitetsuppföljning (INSTA 800 nivå per yta)

Egenkontroll efter pass

Toaletter – torrt, doftneutralt, påfyllt
Entré och reception – fri från smuts och avtryck
Mötesrum – tomma bord, framsatta stolar, släckta skärmar
Pentry – rena bänkar, tomma diskhoar, tömd sopstation
Golv – inga synliga fläckar i huvudstråk
Avvikelser fotograferade och inrapporterade

Checklista inför anbudssvar (LOU)

Är vi kvalificerade enligt obligatoriska kvalificeringskrav?
Är hållbarhets- och sociala krav uppfyllda?
Har vi referenser från motsvarande objektstyp och storlek?
Är priset spårbart till mängdförteckning och tilläggsavrop?
Är samtliga bilagor signerade, daterade och i begärt format?
Är anbudet inlämnat i upphandlingssystemet före sista dag?

5. LAG OCH STANDARD

Vad vi följer

Aktuella regler och standarder som ligger till grund för vårt arbete.

LOU (2016:1145) – Lagen om offentlig upphandling
INSTA 800 – Nordisk standard för städkvalitet (objektiv visuell bedömning)
ISO 9001 – Ledningssystem för kvalitet (motsvarande dokumenterat arbetssätt)
ISO 14001 – Miljöledning (motsvarande dokumenterat arbetssätt)
AFS 2001:1 – Systematiskt arbetsmiljöarbete
AFS 2023:3 – Bygg- och anläggningsarbete (BAS-U/BAS-P, ersatte AFS 1999:3)
AFS 2018:1 – Hygieniska gränsvärden vid kemiska hälsorisker
Dataskyddsförordningen GDPR (EU 2016/679) och kompletterande dataskyddslag (2018:218)
Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier för städtjänster
Lagen om upphandlingsstatistik (2019:668)
Förordning om upphandlingsstatistik (2020:332)